Bagi institusi pendidikan kecil seperti Central Wyoming College (CWC), menyempurnakan pengalaman mahasiswa penting dalam mempertahankan jumlah pendaftaran baru. Mahasiswa masa kini menginginkan dan memerlukan akses ke solusi yang fleksibel untuk bekerja bersama teman sekelasnya, sekaligus berkomunikasi dengan pengajar. “Kami harus memberikan layanan sebanyak mungkin sebagai kampus yang besar, seperti aplikasi yang berfungsi di perangkat seluler,” kata John Wood, CIO Central Wyoming College. “Namun, biayanya harus tetap terkendali. Kami tidak dapat menggandakan ukuran departemen IT atau anggaran kami, jadi model yang berbasis cloud tampaknya adalah solusi yang sesuai.”

Solusi berbasis cloud juga merespons tantangan unik yang dihadapi akademi komunitas di wilayah pedesaan, yaitu mahasiswa, pengajar, dan staf yang menempuh jarak jauh untuk sampai ke kampus. Mahasiswa kampus ini berjumlah 2.000 orang, tersebar di 4 kampus dan juga di lokasi pedalaman untuk program Pendidikan Luar Ruangan. “Rasanya sangat sulit bagi mahasiswa kami untuk berkumpul bersama,” kata Wood.

Di saat yang sama, mahasiswa didorong untuk bekerja sebagai tim. “Kolaborasi di antara mahasiswa kini semakin populer dibandingkan beberapa tahun yang lalu,” kata Wood. Dosen-dosen menugaskan project langsung ke sekelompok mahasiswa, bukan satu per satu. Kolaborasi juga telah menjadi standar bagi para staf, Wood menambahkan: “Saya tidak ingat terakhir kalinya saya mengerjakan project sendirian.

Akses ke email dan dokumen di luar kampus — tanpa “sneakernet”

Sistem email dan penyimpanan file CWC yang ada tidak memberikan fleksibilitas kepada mahasiswa dan staf terkait tempat dan cara menyelesaikan tugas. Mereka harus berada di kampus untuk mengakses email dan menyimpan dokumen. Orang-orang yang perlu mengirim file dari sekolah ke rumah menggunakan strategi “sneakernet”, seperti drive USB atau hard drive eksternal. Selain rentan terhadap masalah keamanan, seperti mengekspos jaringan ke virus, proses tersebut dapat menimbulkan banyak versi dari dokumen-dokumen yang penting.

Wood percaya bahwa cloud dan keefektifan biaya adalah dua faktor utama dalam mengupdate sistem email, penyimpanan, dan alat produktivitas yang dapat diakses di mana saja. Email ditangani terlebih dahulu, dan Gmail menggantikan sistem email internal kampus CWC. Selain fakta bahwa alat Google Workspace for Education tersedia tanpa biaya untuk kalangan sekolah, Wood mendapati bahwa departemen IT-nya juga menghemat waktu dan biaya.

“Email internal di kampus memerlukan lebih banyak staf dan lebih banyak server yang harus dikelola,” kata Wood. “Dengan Gmail, kami cukup menyediakan akun baru. Kami membiarkan Google menangani penyortiran spam, yang dulu menjadi masalah yang tidak ada habisnya bagi staf IT.” Menurut Wood, bagi departemen IT yang kecil, tidak perlu melakukan lagi tugas semacam ini adalah “berkah dari Tuhan”.

Melakukan praktik kolaboratif pada perencanaan anggaran

Karena mulai menggunakan fitur Google Workspace lainnya, seperti Google Spreadsheet dan Google Meet, mahasiswa dan staf menemukan cara baru untuk bekerja sebagai tim meskipun tidak berada di kelas, perpustakaan, atau ruang rapat yang sama. Dosen dan staf dapat memilih untuk bekerja dari jarak jauh jika diperlukan, dan mengurangi perjalanan jauh ke kampus CWC. “Kolaborasi kini dapat dilakukan dengan cara lain,” kata Wood. “Meet semakin populer karena mahasiswa menggunakannya untuk bertemu tatap muka saat tidak berada di kampus”.

Dengan Google Workspace, mahasiswa memiliki semua fitur yang dibutuhkan untuk membuat makalah ilmiah atau berbagi riset dengan teman sekelas. “Mahasiswa tidak perlu khawatir harus membeli Microsoft Office versi pelajar,” kata Wood. “Ini menguntungkan bagi kami dan mahasiswa. Saya tidak perlu khawatir orang-orang menginstal software dari luar atau menginstalnya secara tidak tepat.”

Spreadsheet anggaran pun sekarang menjadi kolaboratif. Dulu para administrator harus bolak-balik mengirimkan spreadsheet melalui email untuk mengumpulkan update dan persetujuan, yang meningkatkan terjadinya error – atau ada orang yang membuat perubahan tanpa izin untuk mengupdate anggaran. Saat ini, Woods dan pemimpin departemen lainnya dapat membuat 1 spreadsheet di Google Spreadsheet lalu menambahkan izin pengguna per sel.

“Solusi ini sangat hebat – jauh lebih baik dari bolak-balik mengirimkan email atau dokumen kertas,” kata Wood. “Orang-orang tidak dapat mengganti data di dalam sel begitu saja jika tidak memiliki izin.”

Karena mahasiswa dan staf “memiliki” izin, mereka dapat mengontrol orang yang boleh membagikan pekerjaan. “Anda dulunya harus bergantung pada admin IT untuk membagikan dokumen dan folder,” kata Wood. “Sekarang, penggunalah yang dapat membuat keputusan.”

Alat berbasis cloud yang tersedia tanpa biaya membantu CWC memberikan pengalaman belajar yang lebih baik kepada mahasiswa, tanpa biaya tambahan. “Bahkan alat yang sederhana pun membantu kami menekan biaya dan menghemat waktu,” kata Wood. “Seperti permintaan izin perjalanan – dahulu kami harus bolak-balik mengirimkan formulir kertas, tetapi sekarang kami dapat membuat formulir Google bersama yang dapat dilihat semua orang.”

Karena kolaborasi menjadi keharusan dalam pengajaran dan dunia kerja, Wood melihat manfaat jangka panjang bagi mahasiswa yang menguasai Google Workspace sebelum memulai karier. “Komentar dan saran yang saling dibagikan oleh mahasiswa membantu mereka bekerja bersama dengan lebih baik,” kata Wood. “Selain itu, yang sama pentingnya, mahasiswa mengembangkan keahlian dan keterampilan yang dibutuhkan untuk berkolaborasi di tempat kerja."