Mahasiswa dan staf di University College Dublin berhasil menghemat waktu dan meningkatkan aktivitas berbagi dengan Google Workspace

Untuk menjaga agar mahasiswa, fakultas, dan staf saling terhubung satu sama lain dan juga terhubung ke sumber online, University College Dublin harus menyediakan email dengan akses yang mudah beserta solusi produktivitas, tanpa harus terus membebani tim IT. "Kami harus menyediakan jaringan terbuka yang tidak bergantung pada perangkat tertentu. Selain itu, semuanya harus beroperasi secara nirkabel," jelas Brian Morrissey, Kepala Layanan Web kampus. Dengan 32.000 mahasiswa dan 6.000 staf, akan diperlukan sekitar 40.000 komputer, tablet, dan smartphone di jaringan kampus, yang menggunakan email dan dokumen bersama. "Komunitas kampus kami juga menginginkan kemampuan untuk selalu aktif, dan ingin bebas dari sulitnya mendaftarkan perangkat atau menyambungkan ke email," kata Morrissey.

Menurut Morrissey dan rekan IT-nya, sistem email Sunmail milik universitas membutuhkan begitu banyak upaya untuk mengelolanya, tetapi di sisi lain sulit oleh mahasiswa dan staf. "Ini adalah pembelian yang mahal dalam hal biaya dan pengelolaan, dan kedua hal itulah yang harus dihindari," kata Morrissey. Staf IT harus memelihara dan memantau beberapa server email besar, begitu pula dengan software spam dan antivirus yang berjalan di banyak server. Mahasiswa dan staf juga mengeluhkan keterbatasan kuota akun, yang mengharuskan mereka untuk sering menghapus pesan. "Kami melihat banyak biaya yang akan dikeluarkan untuk memperbarui arsitektur untuk sistem yang masih tertinggal dari segi fitur," kata Morrissey. Hingga akhirnya, tim IT memutuskan untuk beralih ke sistem email berbasis cloud yang penerapan dan pengelolaannya dapat dilakukan dengan mudah.

Mempermudah migrasi dengan bantuan langsung di lokasi

UCD memilih Gmail untuk menggantikan sistem email yang sudah lama dan tidak praktis. "Pertimbangan besar untuk memilih Google adalah bahwa Gmail dapat diandalkan, selalu aktif, dan intuitif bagi penggunanya," kata Morrissey. "Google memiliki antarmuka yang familier bagi semua orang."

Untuk memastikan keberhasilan peralihan ke Google, Morrissey dan rekan-rekannya memigrasikan pesan email staf dan mahasiswa ke Gmail dengan basis departemen per departemen, kemudian menyiapkan bantuan sementara di dalam departemen tersebut. "Kami akan bekerja di kantor bersama staf, atau di dekat lokasi di mana para mahasiswa berlalu-lalang," kata Morrissey. "Kami berinvestasi besar pada waktu untuk engagement pelanggan, namun semuanya terbayar saat semuanya dengan cepat beralih ke sistem email baru."

Ketika beralih ke Gmail, mahasiswa dan staf juga akan mendapatkan produk Google Workspace lainnya seperti Google Dokumen, Google Kalender, dan Google+. "Sungguh mengejutkan, karena kami mengira hanya akan fokus pada email," kata Morrissey. Para staf dan fakultas menyadari bahwa Google Workspace lebih mudah digunakan daripada solusi produktivitas lainnya, karena Google Workspace dapat diakses oleh perangkat apa pun. Google Kalender mengubah segalanya, kata Morrissey. Sebelumnya, departemen universitas menggunakan berbagai aplikasi kalender, sehingga tidak ada cara yang konsisten untuk mengingatkan mahasiswa akan perubahan kelas atau jam kerja dosen.

Ide kreatif untuk menghemat waktu dan berbagi strategi pengajaran

Staf UCD menemukan cara kreatif dalam memanfaatkan Google Workspace untuk menggantikan proses yang lambat, dan memberi kemudahan untuk terhubung satu sama lain dan dengan mahasiswa. Fakultas menciptakan Komunitas Pengajaran dan Pembelajaran UCD di Google+, yang memungkinkan mereka untuk mengemukakan ide tentang cara meningkatkan pengalaman belajar dan mendapatkan masukan dari pengajar lainnya. "Jika kami mencoba melakukan ini tanpa Google, mungkin interaksi yang ada akan jauh lebih sedikit dari yang kami miliki sekarang," kata Morrissey. Selain itu, departemen IT telah mengganti daftar email dengan komunitas Google+-nya sendiri, sehingga dapat digunakan untuk berbagi presentasi mengenai inovasi teknologi baru.

Di UCD School of Veterinary Medicine, staf dan fakultas menggunakan Google Workspace untuk membuat rencana pembelajaran. Fakultas meminta kepada kepala Tim Layanan Web Matthew Hynes, mengenai sebuah cara baru untuk berbagi kurikulum kelas, agar duplikasi topik antar perkuliahan dapat dihindari. Hynes menyarankan agar para pengajar menggunakan spreadsheet master di Google Spreadsheet, yang berisi materi perkuliahan untuk setiap kelas kedokteran hewan. Dengan Google Sites, Hynes membuat situs web yang menarik data dari spreadsheet master dan menampilkan grafik yang menyoroti topik apa yang sedang diajarkan beserta jadwalnya.

Selain mendorong cara kreatif untuk menghemat waktu dan meningkatkan pengajaran, penggunaan Google juga dapat menghemat pengeluaran untuk UCD. Morrissey mengatakan bahwa universitas berhasil menghemat ratusan ribu dolar dengan mengeliminasi hardware dan perawatan untuk solusi email yang lama. Selain itu, kami tidak lagi mengeluarkan biaya untuk solusi antivirus dan spam dengan Gmail.

"Kami tidak mendapat keluhan dari orang-orang yang mengalami masalah saat menyambungkan ke email atau mengenai penyimpanan," kata Morrissey. "Dengan Gmail, permasalahan keterbatasan kuota tidak akan ditemui lagi."