Meskipun dengan jumlah mahasiswa yang tidak banyak, para mahasiswa dan staf St. Norbert College (SNC) mengalami hambatan saat bekerja lintas departemen dikarenakan email dan solusi produktivitas sebelumnya serta proses yang masih paper-based. Pemimpin bidang teknologi seperti ahli teknologi instruksional Ben Hommerding melihat potensi solusi berbasis cloud untuk membantu mahasiswa dan dosen agar dapat bekerja sama dengan mudah dan berbagi informasi secara akurat dan efisien.

“Sebelum beralih ke Google, kami menggunakan sistem email kami sendiri yang dihosting di lokasi, dan penyimpanan dilakukan di dalam server kami," kata Hommerding. "Tapi tidak banyak kolaborasi. Dokumen akan dikirim dalam rantai email yang panjang, dan informasi terhambat di banyak tempat." Administrator menggunakan formulir kertas untuk mengumpulkan dan memperbarui deskripsi aktivitas perkuliahan, proses ini tentunya sangat tidak praktis dan berakibat pada keterlambatan dan kesalahan informasi.

Solusi penyimpanan untuk segala hal dan akses dari mana saja

"Setelah kami mengerti cara kerja Google Workspace yang dapat berbagi dokumen di seluruh penjuru kampus, terdapat begitu banyak momen mengejutkan," kata Hommerding. Para dosen mengatakan mereka dapat menggunakan Google Dokumen untuk mengomentari tugas mahasiswa saat sedang dikerjakan, yang memungkinkan "komunikasi langsung dengan mahasiswa," tambahnya.

Para dosen juga mulai menggunakan Google Drive untuk menyimpan dokumen yang dibutuhkan untuk mengajar. "Dulu, mendownload dokumen di luar kampus atau dari rumah pasti sangat merepotkan," kata Hommerding. "Sekarang kita dapat mengakses semuanya dari mana saja."

Pola pikir "everything from anywhere" (semuanya berasal dari mana saja) adalah bagian dari program perguruan tinggi yang disebut "bring your own device" (BYOD) bagi mahasiswa dan pengajar, termasuk mengganti komputer desktop para pengajar dengan laptop. "Jika Anda beralih ke kebijakan BYOD, Anda memerlukan strategi agar mereka dapat berbagi konten melalui Google Workspace dari jenis perangkat apa pun," kata Hommerding. "Itulah alasan mengapa Google adalah pilihan terbaik untuk kami."

Google Drive Tim, sebuah solusi yang berisikan file milik grup bukan individu, memberikan penyimpanan bersama untuk dokumen administratif. Solusi tersebut mempermudah administrasi pengelolaan himpunan mahasiswa, karena file tidak akan disimpan di dalam Drive masing-masing mahasiswa.

Menghemat waktu dan meningkatkan akurasi proses admin umum

Untuk meningkatkan update katalog materi perkuliahan, tim SNC ITS menggunakan Apps Script untuk membuat kode khusus Google Workspace yang mengumpulkan deskripsi kegiatan perkuliahan dari Google Formulir dan memberi informasi ke Google Dokumen dan Google Spreadsheet. Aplikasi ini menyederhanakan proses persetujuan untuk perubahan dan materi perkuliahan baru sehingga pemberi persetujuan dan fakultas tahu di mana posisi pemrosesan persetujuan mereka. Dibantu oleh para mahasiswa, Hommerding saat ini sedang menguji App Maker untuk proses ini sebagai bagian dari Early Access Program (EAP), sebuah program pilot untuk produk Google yang mengajak pengguna seperti Ben untuk berpartisipasi dalam pengujian dan pemberian masukan sebelum produk diluncurkan sepenuhnya. Masukan dari EAP ini digunakan untuk menyempurnakan dan menyesuaikan produk dengan kebutuhan pengguna.

Setelah Hommerding menciptakan kode kustom Google Workspace, kemudian para administrator membuat katalog menggunakan Dokumen. Proses baru tersebut telah mengeliminasi rantai email bolak-balik dan koreksi kesalahan yang memperpanjang waktu pembuatan katalog. “Tim kami sangat senang telah menciptakan proses ini,” kata Hommerding.

Google Formulir juga membantu administrator dalam mengumpulkan informasi secara efisien dan akurat, terutama di Sturzl Center for Community Service & Learning, yang mengunggulkan interaksi komunitas.

“Kami mengelola banyak event one-time service, dan sebelum menggunakan Google Formulir, proses registrasi sangatlah tidak praktis," kata Koordinator Interaksi Komunitas, Susan Angoli. Tahun lalu, Sturzl Center meninjau ulang proses registrasi untuk MLK Day of Service agar lebih mudah digunakan. Angoli menggunakan add-on Choice Eliminator untuk Google Formulir, yaitu sebuah add-on yang dapat mengeliminasi pilihan untuk opsi volunteering saat jumlah mahasiswa yang mendaftar sudah cukup untuk lokasi atau waktu tertentu.

Tim SNC ITS juga menggunakan Google Workspace dan App Maker untuk mengefektifkan proses check-in dan persetujuan untuk Tech Bar perguruan tinggi ini, sebuah layanan baru yang menyediakan pelatihan teknologi dan pemecahan masalah bagi mahasiswa dan staf. Untuk beberapa proyek kelas di St. Norbert, para mahasiswa perlu menghadiri workshop Tech Bar untuk memberi mereka pelatihan kecakapan tertentu, seperti pembuatan blog dan video.

Dengan App Maker, Hommerding menciptakan aplikasi khusus untuk memungkinkan instruktur Tech Bar mengirim "tanda terima" ke fakultas sebagai bukti bahwa mahasiswa telah menyelesaikan pelatihan. Selain itu, aplikasi ini memungkinkan mahasiswa untuk menilai instruktur Tech Bar. Hommerding berencana menambah sistem penjadwalan temu janji ke Tech Bar. Untuk saat ini, pertemuan dijadwalkan menggunakan fitur slot temu janji di Google Kalender.

Mempersiapkan masa depan

Dengan mengadopsi Google Workspace, St. Norbert College sedang mempersiapkan masa depan di mana kolaborasi dan akses merupakan komponen utamanya, bukan hanya opsi "cukup memiliki", kata Hommerding. Upaya mereka termasuk mengurangi ketergantungan pada server dan alat yang memerlukan pemeliharaan oleh tim IT. "Kami baru saja mengalami pemadaman listrik di seluruh kampus," jelasnya. "Namun, kami masih bisa mengirim email dan dokumen dari ponsel atau dengan memanfaatkan hotspot. Itulah hal yang tidak dapat kami lakukan dengan sistem email lama kami."

Mempersiapkan masa depan juga berarti memilih solusi yang sudah digunakan para mahasiswa, sehingga waktu ramp-up teknologi dapat diminimalkan. "Data kami menunjukkan bahwa 90 persen mahasiswa yang datang ke kampus sudah menggunakan produk Google," kata Hommerding. Ketika para dosen menggunakan Google Workspace untuk membagikan materi perkuliahan dan menjadwalkan pertemuan online, mereka yakin bahwa mahasiswa akan cepat beradaptasi dengan lingkungan belajar yang kolaboratif.

Departemen urusan Efektivitas Kelembagaan perguruan tinggi sedang menguji BigQuery, sebuah solusi bagian dari Google Cloud, untuk mengolah data yang mereka dapatkan, serta mengembangkan tingkat pekerjaan lanjutan yang bertujuan untuk menentukan seberapa baik perguruan tinggi memfasilitasi mahasiswanya agar siap berkarier.

Hommerding sedang mempertimbangkan penggunaan solusi Google Cloud lainnya untuk membantu staf dalam berbagi data penelitian dengan lebih baik dan menganalisis kinerja perguruan tinggi.

“Ketika kami memilih Google, kami pastikan terlebih dahulu bahwa mahasiswa akan mendapatkan segala sesuatu yang mereka butuhkan tahun ini dan di tahun-tahun yang akan datang, " kata Hommerding. ”Jika dosen dapat bekerja lebih dekat dengan mahasiswa, dan para staf dapat melayani kampus dengan baik, kita dapat menciptakan perguruan tinggi yang unggul dalam persaingan saat ini."