Di UNC Greensboro, mahasiswa dan staf bertanggung jawab atas grup dan kolaborasi online

Staf dan mahasiswa University of North Carolina di Greensboro adalah pengguna setia Google dan G Suite untuk kebutuhan pembelajaran dan komunikasi, dengan memanfaatkan fitur dan kemampuan baru saat diluncurkan. Departemen IT sekolah mendorong komunitas kampus untuk mengadopsi fitur G Suite agar dapat bekerja sama dengan mudah.

Nick Young, manajer IT di University of North Carolina di Greensboro (UNCG) percaya pada dua komposisi untuk teknologi kampus. Pertama, mahasiswa dan staf harus mengadopsi suatu solusi karena mereka merasakan manfaatnya, bukan karena tim IT mewajibkan mereka untuk mengadopsinya. Kedua, mahasiswa dan staf harus bisa mengelola teknologinya sendiri secara maksimal, tanpa banyak bergantung pada bantuan tim IT. Sepanjang UNCG menggunakan Google, yaitu mulai tahun 2005 dengan Gmail, kemudahan penggunaan dan adopsi organik telah mendorong penyebaran G Suite untuk Pendidikan di antara 20.000 mahasiswa dan 3.500 staf.

“Kami mencoba mendengarkan aspirasi mahasiswa dan staf, kami tidak ingin mengajari orang untuk melakukan sesuatu," kata Young. "Kami menyediakan aplikasi dan berusaha agar segala sesuatu tetap terbuka, yang artinya solusi ini dapat digunakan orang lain, dan itulah model adopsi yang ingin kami terapkan.”

Di saat mahasiswa dan staf melihat nilai Gmail dan fitur G Suite lainnya seperti Google Dokumen, mereka juga secara bertahap mengadopsi kemampuan baru yang ditambahkan Google ke dalam G Suite selama 10 tahun terakhir, seperti Hangouts dan Google Group. Solusi dan fitur baru ini, jelas Young, membantu komunitas kampus menyadari nilai dari sebuah kolaborasi dan sarana berbagi informasi penting terhadap satu sama lain.

"Google Grup telah menjadi bagian besar dari rencana komunikasi di kampus kami."

Nick Young, University of North Carolina Greensboro, Manajer IT

Solusi mandiri untuk kolaborasi dan penyimpanan

“Kami tidak memiliki staf developer yang besar," kata Young mengenai tim IT-nya. Mengingat ukurannya, staf administrasi universitas juga tidaklah banyak. Young selalu mencari jalan keluar dengan memanfaatkan G Suite untuk membantu mahasiswa dan staf menghemat waktu dan agar dapat bekerja sama secara lebih efisien, tanpa banyak bantuan dari tim IT. "Kami mencari peningkatan yang terukur, di mana kami bisa menciptakan inovasi terbesar dan terjangkau," ujarnya. Solusi yang tepat adalah suatu solusi mandiri dapat dioperasikan oleh mereka sendiri.

Misalnya, Young menyarankan agar asosiasi mahasiswa dan pemimpin asrama berbagi pesan menggunakan Google Grup untuk menggantikan layanan email massal. Daftar email yang dikelola secara manual membuat pengelolaan tugas seperti menambah atau menghapus anggota menjadi hal yang sulit. Email juga sering terabaikan, karena pesan tersebut tertumpuk di alamat email penerima yang lain. Dengan menggunakan Google Grup untuk suatu kelompok kampus tertentu, staf dan mahasiswa Residence Life dapat membuat komunitas online sebagai sarana percakapan. Anggota Google Grup juga dapat mengunjungi hub online bagi kelompok mereka dan mengetahui bagaimana suatu diskusi berjalan, atau memeriksa pemberitahuan penting dari pemimpin kelompok, tanpa harus menunggu email masuk.

“Google Grup telah membantu kami mengurangi infrastruktur yang terkait dengan daftar email, seperti pemeliharaan server dan backup perangkat lunak," jelas Young. Pemimpin grup dapat dengan mudah menambah dan menghapus anggota, memanfaatkan fitur seperti forum Tanya Jawab untuk mengajukan pertanyaan kepada anggota lain, dan menerima anggota. "Google Grup telah menjadi bagian besar dari rencana komunikasi kami di kampus, dengan mulai menambahkan lebih banyak lagi untuk berbagai kelompok alumni," jelas Young.

Drive Tim membantu mengatasi permasalahan soal kepemilikan

Young membantu departemen UNCG guna memanfaatkan Google Vault untuk retensi email, dan juga untuk mentransfer email saat karyawan meninggalkan universitas. "Solusi ini membantu kami melakukan pekerjaan yang lebih baik dalam menangani karyawan," kata Young.

Young juga mendorong penggunaan Google Drive Tim oleh mahasiswa dan staf untuk berbagi dan menyimpan dokumen. Karena file dalam Drive Tim akan dikelola oleh grup, bukan individu. Jadi, apabila ada anggota yang meninggalkan grup, dokumen akan tetap aman.

“Dengan Drive Tim, kepemilikan dokumen tidak akan menjadi kendala yang berarti," kata Young. Seperti solusi Google Drive dan G Suite lainnya, pengelola Drive Tim dapat mengontrol perizinan dan keanggotaan, tanpa bantuan dari staf IT.

Berkolaborasi dengan kampus lain

Saat ini G Suite banyak digunakan dalam sistem pendidikan di University of North Carolina, sehingga administrator seperti Young dapat dengan mudah berbagi ide untuk menyempurnakan proses. Misalnya melalui Google Hangout, "Monthly Admin Hangout" menyatukan seluruh admin di sistem UNC untuk berdiskusi tentang cara inovatif dalam memanfaatkan G Suite.

“Anda jarang mengalami masalah yang tidak dapat diselesaikan oleh admin lain," kata Young. "Situasi ini meyakinkan kami semua untuk menggunakan Google sehingga kami dapat berinteraksi dalam platform yang sama, yaitu Hangouts yang dapat memberi kami cara mudah untuk memecahkan masalah."

Profil Organisasi

University of North Carolina di Greensboro (UNCG) adalah universitas penelitian dan seni liberal yang menawarkan 85 gelar sarjana, 74 program master, dan 32 program doktoral bagi 20.000 mahasiswa. Misi universitas adalah menyediakan strategi pendidikan yang berpusat pada mahasiswa dan komunitas inklusif yang mendorong pendalaman masalah secara cerdas dan menyiapkan mahasiswa untuk terjun ke dalam masyarakat.

Produk yang digunakan

Terima kasih telah mendaftar!

Beri tahu kami tentang minat Anda.